第四章文书处理
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1、第四章第四章 文书处理文书处理第一节第一节 文书处理概述文书处理概述 第二节第二节 行文制度行文制度第三节第三节 收文处理程序收文处理程序第四节第四节 发文处理程序发文处理程序 一、文书处理的内容 二、文书处理的作用 三、文书处理的要求第一节、文书处理概述文书处理概述 一、文书处理的内容文书处理是文书的撰制、办理、管理等一系列相互关联的、衔接有序的工作，是文书工作中重要阶段。它是党政机关、企事业单位管理工作中一项经常性的重要工作。二、文书处理的作用 （一）文书处理是上下、左右、内外沟通的枢纽 （二）文书处理是提供参谋辅助和服务决策的重要工具 （三）文书处理是提高档案工作质量的前提和基础（一）文
2、书处理是上下、左右、内外沟通的枢纽 文书处理是一项综合性的服务工作。文书处理通过对文书制作、办理、管理等环节履行其指导公务的应有使命，从而促进组织正常高效运转。文书处理涉及到上级和下级部门，对上它能够报告、反映情况，对下它能够传达、部署工作，从而使得上情下达、下情上达，起到承上启下的关节作用。文书处理同时涉及到同级各职能部门，对于协调各方关系、处理涉及多个部门的复杂工作起着纽带作用。文书处理还肩负着与外单位沟通配合的重要作用，有利于保持组织与外部环境的良好适应性，它是组织工作效率、质量的具体体现，能够帮助组织争取支持、改善形象、提高声誉。（二）文书处理是提供参谋辅助和服务决策的重要工具 文书处
3、理是为领导决策、管理的助手。通过文书处理，可以帮助领导减轻处理文书方面工作的负担，帮助领导分出轻重缓急来处理公务，从而能够使领导集中精力处理重大事务。可以提出工作建议和可行性方案，供领导取舍。可以帮助领导获取有价值的信息，供领导决策时参考。可以提醒领导有关事项，起到拾遗补缺的作用。同时，通过对已决策的事情的落实、督促、检查、反馈等，使得决策更加科学。（三）文书处理是提高档案工作质量的前提和基础文书处理能够促进档案工作的开展。因为档案工作中的大量公文等资料都来源于文书，文书处理的效率与质量直接影响着档案工作的水平。提高文书处理的规范性，能够帮助档案工作更加有效地进行。从源头做好文书处理对于档案工
4、作有着十分重要的意义。三、文书处理的要求（一）依照规范进行处理（二）提供高效便捷服务（三）准确周密保证质量（四）坚持集中统一管理（五）严守各项保密制度（六）改进作风厉行精简（一）依照规范进行处理 文书处理必须坚持依法行文，必须严格遵照党和国家的法律法规执行，不能存在违法内容，处理程序上也要符合法定或规定手续，同时不能有越权制发或不按照规范处理的行为。 （二）提供高效便捷服务 文书处理是为实施领导和管理的工具，必须讲求工作效率。要及时、迅速提供高效服务，反对拖拉、积压和迂缓，以免耽误公务执行。在文书处理的各个环节都要时间观念。要科学设置文书处理部门，明确职责和工作程序，尤其要坚持急事急办，特事特
5、办，大事要事不得延误，同时要加强督办。在技术上也要推行公文处理现代化，利用电脑、网络、传真、扫描仪、激光照排等现代技术手段提高工作效率。这些都需要有较强的责任心。（三）准确周密保证质量 提高文书处理效率的同时必须保证公文处理质量。一丝一毫的偏差都有可能导致工作上的被动。在文书处理的各个环节都要坚持“好”字当先，不能因为“快”而致使文书处理工作的失误，贻误公务。要不断提高业务水平，科学组织文书处理工作，准确细致地提供服务。（四）坚持集中统一管理 集中统一管理是为了保证文书处理的规范统一。由统一的管理机构负责文书处理工作的领导和管理，或有专人负责该项工作。要健全文书处理工作网络，大力推行文书处理的
6、制度化、标准化、科学化进程。（五）严守各项保密制度 文书处理是一项保密性很强的工作。在文书处理过程中务必要保证文书的绝对安全。这里的安全不仅仅指密级文件，也包括涉密文件或关系组织利益不宜外传的材料。一方面要保证物质上的安全，做到不丢失、损坏和被盗，另一方面要保证信息的安全，严格遵守保密规定，防止泄密、失密。为此，必须提高保密意识，增设安全保密设施，在信息网络技术发达的今天尤其要防止计算机泄密。 （六）改进作风厉行精简 文书处理是指导工作的重要工具，但不是惟一工具。对文件不可迷信，要坚决反对文牍主义，摒弃没有文件就不能工作的想法。做不到精简，整天忙于应付“文书会海”，而无暇顾及实际工作，文书处理
7、就会成为工作的障碍和推卸责任的借口。任务实训任务实训n以小组为单位学习讨论国家行政机关公文处理办法和中国共产党机关公文处理条例中关于文书处理内容、作用、原则、要求方面的论述。n听取学校文书处理工作人员讲解文书处理重要意义的介绍，写一篇关于如何认识文书处理工作的心得体会。一、行文关系二、行文方向 三、行文方式 四、行文规则第二节第二节 行文制度行文制度行文制度的含义 行文制度是指在行文时要遵守的原则、规定和要求，它是由行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面共同有机组成的内容。在任何组织里，都必须要理清行文关系，选择正确的行文方向和方式，同时按照一定的行文规则操作。 行文关系是由产生工作联系
8、的组织之间的关系所决定的，它取决于各自组织的法定权限和职责范围。具体分起来有这样几种类型：（一）领导隶属关系（二）业务指导关系（三）平等协商关系一、行文关系二、行文方向 根据一定的行文关系，通常可以将向不同级别、性质的组织单位的行文的方向划分为三种类型：（一）上行方向（二）下行方向（三）平行方向 此外，还存在这样的情况，有的文种可以在实际工作中使用比较灵活，比如意见，可以用作上行文、下行文也可以用作平行文，行文方向不能仅凭文种来确定，还要看文书的内容。 三、行文方式 行文方式是根据行文目的、行文关系和方向及文书内容而选择的行文形式。注意要有以下几种类型。（一）逐级行文（二）多级行文（三）越级行
9、文（四）直接行文四、行文规则 行文规则是指行文时所依据和必须执行的规定、准则。通常包括以下内容：（一）注重实效，行文确需必要（二）明确职责，行文方式恰当（三）协调配合，行文意见一致（四）统一领导，分级分工负责任务实训任务实训n借阅、收集不同种类的文件材料，根据文件的文种和内容，确定哪些属于上行文，哪些属于下行文，哪些属于平行文，并找处区分它们的规律。n参观学校公文处理部门，了解学校近期的行文，以小组为单位讨论行文规则在实际中是如何运用。 文书处理程序包括收文处理程序是和发文处理程序。文书处理程序可以概括为文件的制发、办理和管理三大部分。制发是对发文而言的，收文和发文都存在着办理与管理。 收文处
10、理程序，是收到文书的办理程序，具体来说，包括签收、登记、审核、分发、传阅、拟办、批办、承办，以及注办、催办（查办）等环节。概括起来，分为两个阶段：第一阶段，从签收到登记，称之为“收进阶段”；第二阶段，从分办到承办，称之为“阅办阶段”，此阶段为收文处理的重点环节。第三节第三节 收文处理程序收文处理程序 一、签收二、登记三、审查四、分发五、传阅六、拟办七、批办八、承办九、催办、查办十、注办一、签收 签收，作为文书处理工作的一个环节，指负责内外收发的收件人收到邮局、机要通信部门或专人送达的文件材料时，在对方的送文簿、文件投递单上签字、签字并加盖公章或出具收条。 签收过程中的不接触文件内容，只收信封或
11、文件包的情况称之为“外收发”（通常收发室来做），逐份清点接收文件称之为“内收发”（通常由文件处理人员来做）。 拆封也叫启封，是内收发的文书处理人员特有的职责（其他人员无权擅自拆封），且只能对写明本单位或本部门收启的封件进行拆封。对于写明领导人“亲启”、“亲收”的封件，应由领导人本人拆封或由领导人的委托人代拆。如是密件，应交机要部门拆封，视情况有的也可由一般办公室人员拆封。拆封要注意以下几点：1、注意保护封内文件完好，如是初次发生工作联系的单位，来文封皮应留存（以保留信封上的联系方式备日后查用）；2、注意将封内文件倒净，包括附件、发票、单据、照片等都要妥善保管（现金等送财务部门处理）；3、封内有
