第3章总账管理

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1、第第3章章 总账管理总账管理3.1 系统概述3.2 总账管理系统初始设置3.3 总账管理系统日常业务处理3.4 总账管理系统期末处理总账管理总账管理-系统概述系统概述l地位l会计信息系统的核心子系统会计信息系统的核心子系统l功能l初始设置初始设置l凭证管理凭证管理l出纳管理出纳管理l账簿管理账簿管理l辅助核算管理辅助核算管理l月末处理月末处理总账管理总账管理-数据关系数据关系l总账管理系统与其他系统的数据关系薪资管理薪资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证总总 账账存货核算存货核算成本管理成本管理记账凭证记账凭证记

2、账凭证记账凭证其他费用其他费用 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账日常业务处理总账日常业务处理框中所包含的框中所包含的项目已经在企项目已经在企业应用平台中业应用平台中设置完成设置完成总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程总账期末处理总账期末处理总账初始化总账初始化总账管理总账管理-业务处理流程业务处理流程l总账管理系统的应用流程开始下月业务开始下月业务总账日常业务处理总账日常业务处理总账管理总账管理-初始设置初始设置l控制参数设置l必要性l为了最大范围地满足不同企

3、业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 l软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 l参数分类l凭证、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历、其他l选项设置-凭证总账管理总账管理- -初始设置初始设置总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l制单控制l制单序时控制：该类凭证最后一张凭证日期=凭证日期=系统日期l支票控制两个前提：使用银行科目制单；选用的结算方式设置了票据管理达成目的：对录入的支

4、票号提供登记或报销的功能l赤字控制控制对象：资金及往来科目或全部科目达成目的：填制凭证时，相关科目的最新余额出现负数时，系统给予提示l可以使用应收受控科目即在总账中也可以使用设置了客户往来的科目制单总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证l凭证控制l现金流量科目必录现金流量项目填制凭证时使用了“在指定科目中被指定为现金流量的科目”系统要求指定现金流量项目及金额l自动填补凭证断号新增凭证时，系统自动查找本月的第一个断号作为该凭证的凭证号l凭证录入时结算方式及票据号必录在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。 总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-凭证

5、打印l合并凭证显示、打印l选择此项，在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时，凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示，在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。凭证录入时结算方式及票据号必录l打印凭证页脚姓名l决定在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l制单权限控制到科目l单位有多个制单人，张三负责费用报销，限制张三可以使用的科目为费用类科目和现金科目l制单权限控制到凭证类别 l限制某个操作员只能填制某个类别的凭证l操作员进行金额权限控制 l系统可以对不同级别的人员进行制单金额大小的

6、控制，例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单，一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单，这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。总账管理总账管理- -初始设置初始设置l选项设置-权限l凭证审核控制到操作员 l如果需要指定某具有凭证审核权限的操作员只能审核某些制单人填制的凭证，则应选择该选项。l出纳凭证必须经由出纳签字 l出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务是企业需要重点关注的业务，如果选择该项，凭证处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。l凭证必须经由主管会计签字 l如果企业中规定所有凭证都必须由主管会计签字才能作为记账依据，则应选中该项。l允

7、许修改、作废他人填制的凭证 l如果制单人填制的凭证有误，该选项决定其他人员如审核人员发现凭证有误时是否允许修改或作废。 总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案设置-财务信息会计科目会计科目设置企业核算的科目目录设置企业核算的科目目录先设置科目编码方案先设置科目编码方案及外币及外币总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付凭证类别凭证类别设置企业核算的凭证类型设置企业核算的凭证类型 总账、工资、总账、工资、固定资产、应固定资产、应收、应付收、应付外币外币设置企业用到的外币种类设置企业用到的外币种类及汇率及汇率 所有子系统所有子系统项目目录项目目录设置企业需要对其进行核

8、设置企业需要对其进行核算和管理的对象、目录算和管理的对象、目录可将存货、成本对象、可将存货、成本对象、现金流量直接作为核现金流量直接作为核算的项目目录算的项目目录所有子系统所有子系统总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-外币2.选择固定汇率，输入汇率1.输入外币基本信 息，确认总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-凭证类型类别字类别字类别名称类别名称限制类型限制类型限制科目限制科目备注备注收收收款凭证收款凭证借方必有借方必有1001,1002设定限制类型和限制科设定限制类型和限制科目的含义在于可以让计目的含义在于可以让计算机自动判断用户输入算机自动判断用户输

9、入的内容是否与选择的凭的内容是否与选择的凭证类别相符。证类别相符。付付付款凭证付款凭证贷方必有贷方必有1001,1002转转转账凭证转账凭证凭证必无凭证必无1001,1002填制凭证时选择错误的凭证类型系统弹出相应的提示信息l会计科目体系设计的原则总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l会计科目-满足报表的编制要求总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费总经理办

10、财务部 人事部 采购部 销售部 10个 合计 管理费用明细表管理费用明细表-手工账科目设计及报表生成手工账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表-计算机账科目设计及报表生成计算机账科目设计及报表生成总账管理总账管理-初始设置初始设置管理费用明细表管理费用明细表部门部门招待费招待费差旅费差旅费邮电费邮电费办公费办公费 1010项项合计合计企管办 财务部 采购部 销售部 生产部 10个 合计 l基础档案录入-财务-新增会计科目总账管理总账管理-初始设置初始设置总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-指定会计科目只有指定了“现金总账科目”和“

11、银行总账科目”，才能进行出纳签字，查询现金日记账和银行日记账。总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目大类总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l定义项目级次总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l选择项目核算科目总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l进行项目分类定义总账管理总账管理-初始设置初始设置l基础档案录入-财务-项目目录l增加项目档案l基础档案设置-收付结算结算方结算方式式资金收付业务中用资金收付业务中用到的结算方式。到的结算方式。 总账、应收、总账、应收、应付应付付款条