XX公司办公室管理设计方案.ppt

XX公司办公室管理设计方案
各类会议的管理
相关人员工作
办公室协助董事会会议秘书准备会议召开各项事宜
转发通知，并发送至参会人员
提供所需硬件设备，进行会场布置
董事会会议
确定会议时间、地点
审核会议通知后转发至参加人员
提供所需硬件设备，进行会场布置
营销总监及以下级会议
参加会议人员准备相应的资料、文件
确定会议时间、地点
拟定通知，并发送至参加人员
提供所需硬件设备，进行会场布置
会议纪录
会议纪录拟定成文，并通报执行
监督相关部门会议决议的执行
向总经理反馈相关部门执行情况
总经理级会议
会议分类
办公室工作
参加会议人员准备相应的文件、资料
被指定人员进行会议纪录并拟定成文
相关人员监督实施
董事会秘书负责组织会议事宜
参会人员准备相应的资料、文件
被制定人员进行会议纪录并拟定成文
提出申请
由会议召开人向办公室提出召开会议请求
填写“会议召开申请单”，注明召开时间、参加人员、议题、目的、所需硬件设备等
总经理级会议管理流程
总经理
办公室
提出会议需要
会议记录
拟定会议通知
审核
合格
下发
否
是
文件下发
监督执行
拟定成文
各部门
审批
准备相关材料
办公室主任
办公室管理-重大活动管理
相关人员工作
负责活动的全过程。确定活动时间、场所、员工所需自备的物品等
拟定通知，并发送至参加人员
提供所需硬件设备，进行场所布置
安排食宿、公车及其他车辆
负责解决活动中的意外事件
公司内部员工活动
各类庆祝活动、旅游、聚餐等
制定详细的活动计划
确定活动时间、场所
拟定通知，并发送至参加人员
提供所需硬件设备，进行活动场所布置
根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆
负责接待、礼品、娱乐等事项
公司形象宣传资料制作
负责解决活动中的意外事件
活动后总结工作
以公司为主的活动
接待相关单位、上级单位来访
与新闻媒体的接触
其他活动
活动负责人安排活动进行的具体事项，开展活动
确定活动场所
根据需要，审核通知后发送至参加人员
提供所需硬件设备，进行活动场所布置
食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项安排
协助解决活动中的意外事件
根据部门需要提供相应的其他配合
以部门为主的活动
销售部门、供应管理部客户来访等
财务部接待相关的机构检查等
人力资源部开展的在公司进行的培训等
其他部门活动
重大活动分类
办公室工作
参加活动人员准备相应的文件、资料
根据办公室需要进行相应配合
参加人员做相应的准备
提出申请
由活动负责人提出重大活动申请
填写“举办重大活动申请单”，注明举办时间、场所、参加人员、事由、食宿安排、公车安排、其他设备安排等
撰写活动计划，报交办公室
重大活动组织流程
各部门
总经理
办公室主任
部门需求
活动计划
审核
同意
审批
同意
执行
否
是
否
是
办公室
办公室管理-固定资产及低值易耗品管理
各固定资产及低值易耗品需求部门填写采购申请报告，报交办公室
办公室审核后报请总经理审批
本着成本最低原则进行采购。专业性固定资产及低值易耗品采购应由相关人员协助采购
采购后应由总经理进行审批、确认
专业性固定资产及低值易耗品采购回来后应经其确认
固定资产、低值易耗品采购回来后，报交相关单据给财务部入账
办公室登记固定资产卡片
按固定资产、低值易耗品类别、使用部门分别进行登记，以便进行固定资产核算、低值易耗品和部门费用核算
安排固定资产购买财产保险事宜
对投入使用的固定资产及低值易耗品进行日常的保养和维修，最大限度的延长固定资产及低值易耗品有效使用寿命
对所修理的固定资产进行修理情及低值易耗品况登记
在年末由办公室及财务部联合在某一固定时间内进行固定资产及低值易耗品盘点，保证及低值易耗品帐实相符
查明帐实不符原因，并进行相应处理
对于需处置固定资产，低值易耗品，填写“固定资产处置单”或“低值易耗品处置单”，经社皮后进行相应处理
对需处置的，填写及时报交财务部相关单据入账
各部门固定资产低值易耗品需求预算
注：2000元以上为固定资产，200元-2000元为低值易耗品
预算
采购
登记
领/借用
报废、处理
对固定资产及低值易耗品领用进行登记，核算部门固定资产折旧费用
对固定资产及低值易耗品借用进行登记，确保安全使用、按时归还
每年预算期各部门在规定期限内向办公室提交部门固定资产及低值易耗品需求预算
办公室审核后，经总经理批准后，列入办公室年度固定资产低值易耗品采购总预算，报交财务部
维修
盘点
固定资产采购流程
各部门
办公室
总经理
管理总监