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浅谈商务接待礼仪的技巧及注意事项
摘要:当今社会,随着经济全球化的发展,国内外的商业活动日益频繁。在商业活动中,掌握相应的商务接待礼仪至关重要,它维护了企业的形象,也直接影响着企业的经济效益。在商务接待活动中,如果能够合理应用接待礼仪的相关技巧,会产生事半功倍的效果,进而实现预期的目标。本文介绍了商务接待礼仪的技巧,并对相应的注意事项进行了阐述。
关键词:商务接待礼仪 技巧 注意事项
我国是礼仪之邦,十分注重礼节。在商务交往中,不仅要做到以礼待人,更要掌握一定的技巧,充分利用礼仪艺术。要想做好商务接待工作,接待人员必须强化自身的专业礼仪知识,遵循相应的礼仪规范。合理运用商务接待礼仪,必然会给拜访客户留下深刻的印象,对后面的商务交往的全面展开起到重要作用。成功的商務接待,不仅体现了接待人员的内涵与企业形象,还体现出企业的服务宗旨和经营理念,甚至还会给企业带来惊喜。
一、商务礼仪接待的相关流程
(一)接待前的准备
1.来宾的了解
应明确来访人员的主要意图,来访日期、到达时间、会见地点等。要全面具体的掌握来访客户的基本情况,包括姓名、人数、国籍、信仰等,最好能了解决策人的性格、爱好等,总之了解越多对谈判越有利。
2.接待人员的安排
根据来访人员职务等级的不同,制定相应的接待规格,合理安排每个环节中对应的接待专员。接待人员应具备良好的心态,适当运用接待礼仪技巧,提前做好应对措施,遇到突发事情做到不慌、不乱、不急,。
3.接待方案的制定
根据掌握的资料,确定相应规格的商务接待方案,流程细化,分工明确,专项专人。如果涉及需要与其他部门配合完成的工作,需提前做好沟通。把礼仪落实到商务接待工作的每个环节,彰显专业性、规范性、系统性。
4.环境设施与物资的准备
对接待中所涉及的场所提前做好准备工作。对来宾的居住环境、会客室、会议室等进行合理布置,保持空气清新,各接待场所的色彩搭配和谐,整体给人舒适感。调整场所的适宜温度、湿度,对使用的相关设备进行调试,确保正常使用等。
(二)按部接待
1.迎宾
迎接人员一般提前15分钟左右抵达目的地,不得迟到,否则会给对方留下不好的印象。见到客人时,应热情主动、亲切问候,表示欢迎对方的到来。在迎客时要掌握以下几点:
(1)时机要适当。在恰当的时候向对方招呼,让对方感到自然又亲切,适时的赞美听起来悦耳。当来宾抵达预先安排的住所后,陪同人员应控制停留时间,让来宾早点休息。在离开时,要将之后的联系时间、地点等告知来宾。
(2)使用适当的语言。在接待客人时,要在称呼方面格外注意,正确使用礼貌用语,保证讲出的话与当时的环境相适应,彰显出个人的综合素养。
(3)表现得体。与对方交谈时注意仪礼,合适的距离适用相应的眼神与微笑,要确保举止的自然得体。在接待客人方面,注意使用商务礼仪中的握手礼、介绍礼、名片礼等。
2.引导
作为引导人员,在接待指引客人抵达相应场所的过程中,要采用专业的引导手势,保证礼仪姿势的端正。在不同的场所,应掌握相应的技巧:
(1)走廊引导:以右为尊、语言提示、动作自然。引领人应该与客人保持两三步的距离,尽量保持步调的协调,让对方有被尊重的感觉