行政助理-接待来访个人和团体

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1、行政助理行政助理-实用教程实用教程接待来访个人和团体接待来访个人和团体二、接待来访个人和团体二、接待来访个人和团体 1、接街预约和未预约的来访个人、 2、接待团体客户 3、接待涉外团体接待来访个人和团体接待来访个人和团体一、知识目标： 掌握迎送来访者的礼节要求； 掌握接待的程序及要求。 二、能力目标： 能够按要求设计和填写接待记录表 能够得体地接待来访者三、教学重点 接待礼仪 教学方法 案例分析、现场模拟、讨论 教学课时 2课时任务引入 XX公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，行政人员张山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2008年8月25日（

2、星期一），张山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。 正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了。.才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员。相关知识-仪容仪表相关知识-言行举止相关知识 迎送来访者的礼节 秘书在接待过程中，一定要做到以待人，必须遵守交际活动中的基本礼节规范。 1、自我介绍与为他人介绍 介绍是接待过程中常有的环节，是人与人相识的最基本形式。秘书人员要熟悉并遵守相应的礼节规范。 （1）自我介绍。及时的自我介绍在迎接客人时是非常必要的。介绍的内容主要包括： 问候语、所在组织的名

3、称、自己的姓名与身份 “你好！我是XX公司行政人员，我叫张山。（2）为他人作介绍。秘书在接待中，常常要将主客双方加以介绍。首先确定介绍顺序： 相关知识-介绍礼仪介绍礼仪-注意事项握手礼仪握手礼仪握手礼仪注意事项握手礼仪注意事项名片礼仪接待程序及要求 详见P29 注意事项： 1、有预约或无预约都需要核实身份，填写来访登记表； 2、发放宾客卡或临时进出证 3、礼貌、耐心解答疑问，但要注意保密事项，不得随便透露老板，经理及其他人员联系方式 4、学会为老板、经理挡驾。 5、对来访人员进行过滤、分流。接待坐位图接待团体客户 知识目标知识目标 掌握确定接待规格的方法 掌握接待方案的基本内容和要求 能力目标

4、能力目标 能够能够制定接待工作方案； 能够安排来访团体的食宿、交通、行程； 能够安排来访团体的参观、娱乐活动任务引入 一上班，经理交待行政人员张山，下星期二（9月2日）XX公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让张山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。任务分析 接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此行政人员必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动1、了解来宾基本情况包括单位、人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、宗教信仰、生活习俗、健康状况等2、了

5、解来访目的，接待才更具有针对性。应根据所获得信息，全面分析、判断来访者的真实目的制定接待方案制定接待方案（一）接待规格的确定为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为：1、高规格接待 主人的职位比来访者高2、对等接待 主人的职位跟来访者一样3、低规格接待三种 主人的职位比来访者低工作中常用的接待规格为对等接待。1、高规格虽然表示对来访者的重视与友好，但会占用上司的时间，应慎重考虑。低规格常用于基层单位或下属公司。2、工作中突然的变化会影响接待规格，如领导临时有事等，应向客人解释清楚。 3、对接待过的客人，最好参照上一次的接待标准接待明细表接待注意事项

6、 方案中应对接待经费的来源（接待方全额提供、客人自理、双方共同担负）和支出做出具体说明。力求从简务实、反对铺张浪费。接待经费列支包括： 住宿费 工作经费：租借会议室、打印资料等费用 餐饮费 劳务费：讲课、演讲、加班等费用 交通费 参观、游览、娱乐费用 宣传、公关费用 纪念品费（礼品需要提前准备） 其他费注意： 1、严格遵守本单位有关接待方面的规章制度，不得擅自更改。 2、由两个以上单位联合接待时，经费来源从开始筹划就必须确定。接待注意事项一、酒店安排的原则：1、酒店环境，相对安静、干净、无异味、档次需要与整个接待相匹配；2、酒店交通是否方便，来返酒店车辆酒店可否提供；3、主宾安排套房，楼层，随

7、从或一般职员安排标间一、酒店安排的原则：1、酒店环境，相对安静、干净、无异味、档次需要与整个接待相匹配；2、酒店交通是否方便，来返酒店车辆酒店可否提供；3、主宾安排套房，楼层，随从或一般职员安排标间一、用餐安排的原则：1、时间安排，中午时间一般都为工作餐，简单、快速，卫生即可，晚餐可以安排宴席2、餐厅标准与酒店标准匹配，干净、卫生、包间；3、菜式荤素搭配，点菜数量为桌上人数+1菜+1汤（注意客人特殊习俗），菜单确定需要拿给部门负责人审核4、注意费用预算接待注意事项确定行程：1、确定来返车票是统一预订还是自行处理；2、到达本市后的市内交通是自行打车还是公司统一安排；3、公司统一安排，需要制定用车