第5章-3内部控制-采购与付款控制

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1、 K公司供应科采用公司供应科采用分线条分线条具体分工负责采购业务的方法办具体分工负责采购业务的方法办理采购与付款业务，每个采购员具体负责某一线条上货物的理采购与付款业务，每个采购员具体负责某一线条上货物的请请购、询价、采购、签单验收、仓储入库购、询价、采购、签单验收、仓储入库等全过程工作，别人一等全过程工作，别人一般不插手干预。供应科长注意到财务科仅仅是根据采购员递交般不插手干预。供应科长注意到财务科仅仅是根据采购员递交的有的有两人签字的发票两人签字的发票就可以办理付款手续，并没有与材料预算就可以办理付款手续，并没有与材料预算进行核对，也不需要提供请购单或货物验收单等相关手续。于进行核对，也不

2、需要提供请购单或货物验收单等相关手续。于是，在没有经过任何领导授权批准的前提下，他对各位采购员是，在没有经过任何领导授权批准的前提下，他对各位采购员说：说：“你们的采购发票我来复核签字，我的采购发票由你们来你们的采购发票我来复核签字，我的采购发票由你们来复核签字，各负其责。复核签字，各负其责。”事实上，供应科长所说的事实上，供应科长所说的“复核签字复核签字”在实际操作中就是供应科内部人员相互之间在形式上在实际操作中就是供应科内部人员相互之间在形式上“闭着眼闭着眼睛瞎签字睛瞎签字”，如此的职务分工与授权批准完全是错误的。其结，如此的职务分工与授权批准完全是错误的。其结果是，该供应科长利用职务之便

3、，钻了企业财务内部控制形同果是，该供应科长利用职务之便，钻了企业财务内部控制形同虚设的漏洞，采用虚设的漏洞，采用少购货多报销少购货多报销、多采购少入库多采购少入库、提高单价拿提高单价拿回扣回扣等非法手段，大量倾吞企业资金，把一个好端端的企业给等非法手段，大量倾吞企业资金，把一个好端端的企业给搞垮了。搞垮了。采购环节常见弊端 盲目采购，积压变质；盲目采购，积压变质； 收受回扣，中饱私囊；收受回扣，中饱私囊； 虚报损耗，中途转移；虚报损耗，中途转移； 验收不严，以少报多；验收不严，以少报多； 混淆费用，多吃多占；混淆费用，多吃多占； 违规结算，资金流失。违规结算，资金流失。 采购事先缺乏预算，没有

4、采购事先缺乏预算，没有严格的计划与审批制度严格的计划与审批制度，往往是领导一，往往是领导一人说了算，或想到采购什么就去采购什么；人说了算，或想到采购什么就去采购什么；对采购人员的管理和要求不严，采购人员对采购人员的管理和要求不严，采购人员收受客户贿赂收受客户贿赂的现象存的现象存在；在；采购人员采购人员身兼数职身兼数职，货物的，货物的请购、采购、储存、使用人又担任账请购、采购、储存、使用人又担任账务的记录工作务的记录工作，容易导致，容易导致绕过验单或验货环节绕过验单或验货环节的控制；的控制；采购人员、付款审批人、付款执行人同时办理采购人员、付款审批人、付款执行人同时办理寻求供应商和索价寻求供应商

5、和索价业务，职责不清；业务，职责不清；FIC 采购与付款业务采购与付款业务的相关凭证流转不畅，带有随意性，甚至流于的相关凭证流转不畅，带有随意性，甚至流于形式或无人管理；形式或无人管理； 结算账户记录不全，对应关系不明，结算账户记录不全，对应关系不明，债权、债务混淆债权、债务混淆，账情不，账情不清；清； 没有定期清理往来账户，没有定期清理往来账户，应付款项长期挂账应付款项长期挂账； 预付账款或预付定金预付账款或预付定金缺乏严格审批缺乏严格审批检查制度等等。检查制度等等。8采购与付款循环涉及的主要业务包括： 请购商品或劳务请购商品或劳务签订采购合同签订采购合同商品验收商品验收贮存验收商品贮存验收

6、商品编制付款凭单编制付款凭单确认与记录负债确认与记录负债偿付款项偿付款项记录现金记录现金FIC购进货物的购进货物的品种、数量、质量和价格品种、数量、质量和价格，在某种程度上决定了企业，在某种程度上决定了企业未来生产和销售的成败与盈亏，应使采购活动以销定购，防止盲未来生产和销售的成败与盈亏，应使采购活动以销定购，防止盲目目采购、超储积压和舞弊行为采购、超储积压和舞弊行为的发生。的发生。款项支付是以获得相应的货物或劳务为条件的，企业应保证一切款项支付是以获得相应的货物或劳务为条件的，企业应保证一切采购活动在这一条件下进行，保证采购活动在这一条件下进行，保证账面记录与采购实物账面记录与采购实物相一致

7、，相一致，防止错计、篡改实物数量和金额的行为发生。防止错计、篡改实物数量和金额的行为发生。FIC采购业务发生后，企业应防止采购业务发生后，企业应防止应付账款多计，应付账款多计，虚增企业账面资产；虚增企业账面资产；防止防止应付账款少计，形成账外资产应付账款少计，形成账外资产；保证应付账款在经过有关授；保证应付账款在经过有关授权人员权人员审批后方可办理结算与支付审批后方可办理结算与支付。企业应合理揭示企业所享有的企业应合理揭示企业所享有的折扣与折让折扣与折让，合理冲销相应的应付，合理冲销相应的应付账款，防止有人将账款，防止有人将折扣隐匿不报、据为己有折扣隐匿不报、据为己有。企业应使应计负债得到企业

8、应使应计负债得到合理确认与及时记录，合理确认与及时记录，按规定在按规定在经授权的经授权的情况下办理支付情况下办理支付，并且监督其相应费用的确认、计量及记录。，并且监督其相应费用的确认、计量及记录。FIC 根据生产经营需要和货物储备情况，由根据生产经营需要和货物储备情况，由物资使用部门物资使用部门或或仓储部门仓储部门提出提出请购单请购单，经授权部门批准同意后，交给，经授权部门批准同意后，交给采购部采购部门门办理请购。办理请购。 请购请购 采购部门采购部门收到批准的收到批准的请购单请购单后，应与后，应与采购计划采购计划相核对，并相核对，并深入车间、仓库、销售部门进行调查，确定采购的具体品种、深入车

9、间、仓库、销售部门进行调查，确定采购的具体品种、规格、数量、质量要求，指定采购人员组织采购；规格、数量、质量要求，指定采购人员组织采购； 采购人员应向合格供应商，发出采购人员应向合格供应商，发出订购单订购单，然后与供应商签，然后与供应商签订订采购合同采购合同，并将，并将采购合同副本采购合同副本分送分送会计部门会计部门、仓储部门仓储部门等，等，以便检查合同的执行情况。以便检查合同的执行情况。订购订购FIC 采购货物运达后，须由采购货物运达后，须由仓储部门、质检部门仓储部门、质检部门对照对照采购订采购订单、采购合同副本单、采购合同副本等清点数量，检验质量。根据检验结果填等清点数量，检验质量。根据检

10、验结果填制制验收单验收单，如果出现品名、规格、花式、数量、质量等不符，如果出现品名、规格、花式、数量、质量等不符合采购合同的情况，应如实作出合采购合同的情况，应如实作出书面记录书面记录，严重不符严重不符应提出应提出拒绝验收拒绝验收； 采购货物验收合格后，采购货物验收合格后，仓储部门仓储部门应及时填制应及时填制入库单入库单一式一式数联，除自存一份外，其余各联应分别送给数联，除自存一份外，其余各联应分别送给采购部门、会计采购部门、会计部门部门，分别登记，分别登记保管账保管账、业务账业务账、会计账会计账。 验收验收FIC货物到达验收入库后，货物到达验收入库后，会计部门会计部门应将供应商转来的应将供应

11、商转来的发票发票联联和和结算凭证结算凭证送交送交采购部门采购部门复核，并与复核，并与采购合同采购合同、入库单入库单核核对无误后，办理对无误后，办理结算付款结算付款手续（现金支付货款或开出承兑商手续（现金支付货款或开出承兑商业汇票），同时在发票结算联上加盖业汇票），同时在发票结算联上加盖“付讫付讫”戳记。戳记。 付款付款会计部门会计部门根据上述有关原始凭证，编制根据上述有关原始凭证，编制记账凭证记账凭证，据以，据以登记登记存货、应付账款明细账存货、应付账款明细账和和总分类账总分类账。 记账记账FIC企业应该从采购到付款的每一个业务环节设置相应的岗位，明企业应该从采购到付款的每一个业务环节设置相应