秘书四级实操题答案

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1、秘书四级实操题答案.一、钟苗：刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将 制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王 钢总经理将要到美国考察,还请你把商务旅行计划应包括的内容列出 来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！答：1 .电子邮件格式正确2 .接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批3 .制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2） 了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作4 .商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排;（2）出差线路，住宿安排；

2、（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。二、钟苗：公司正在XX宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了，值班秘书擅自脱岗现象, 请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关 制度的邮件，以提示做好值班工作。答： 一、值班工作内容1.在会议中协助搜集、传递各种信息。2.控制与会无关人员出入会 场。3,手边备有公司和各部门领导的联络方式。4.备设备维修人 员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录，5.人不离岗，保证会

3、议信息的畅通。6.督导和协助专职会议服务人 员为与会者做好服务".做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。8.必要时，建立主管领导带班制度。二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。1 .岗位责任制度，坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。2 .交接班制度,由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交 代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。 三、钟苗:公司文件在传阅过程中存在传阅方式 单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。请你说明文件传阅 的方式及要求。答：1.传阅方式（1）阅览室阅文 （2）会议传 达 （3）利用副本（4）利

4、用刊物公布文书 （5）利用现代化技术 手段2.传阅要求（1）严格传阅范围 （2）不能阅文人之间随意传（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式 四、钟秘书：定于下周一上午9： 00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题 谈谈你的看法。答：一、会

5、议议程表宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9： 00在公司总部的三号会议室举行。1 .如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。2 .春节慰问老职工的费用额度问题。3 . 3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。.生产部主管人员调整问题。4.5.研究总经理助理的人选问题。第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分 钟。总经理办公室2007年1月30日（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较 重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项 所需的

6、处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到, 也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联 系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。） 二、有关会议时间问题的建议1 .会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。2 .如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。3 .报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口 头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。五、阅读下文，并按要求完成试题。1）下文有多处错误，请至少找出六处。2）另写一份格式规范的公文。X X分公司关于更换办公设备的请示报告（2006）年X字第20号我公

7、司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积 极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。 但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形 象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准。此致X X总公司XX分公司日8月7年2006答：标题错（文种使用混乱）1. o o字号错 （机关代字、年份、序号均错）2.3.主送单位位置错。所申请更换的设备不具体。4.3.5 .请示的结语不符合要求。6 .发文日期错，应该用汉字书写。XX分公司关于更换办公设备的请示X发（2006） 20 号签发人：XXXX X总公司：我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全

8、体员工的 积极努力下,取得了很大的成绩,为总公司的发展作出了重要的贡献。 但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形 象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请批准。附件：更换设备清单XX分公二OO六年七月八日六、钟苗：公司决定为办公室新聘人员进行上岗前的培训，主题为“值 班工作”，由我主讲。请你就值班工作的相关要点为我提供一份讲课 提纲。3.答：我为您准备的讲课要点说明如下：工.值班工作的主要内容（1）做好值班电话记录：应包括来电时间、来电单位、来电人员姓 名、来电内容。（2）做好值班接待记录：应包括来访人姓名、单位、来访事由、联 系方法等内容。（3）做好值班日记：应收到的信

9、函、电报、反映情况、外来的电话 等，进行认真记录，并保持工作的连续性。（4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通 报。2 .值班工作任务（1）接受、传达上级机关和单位领导的指示；（2）处理内部的突发性事件；（3）完成领导临时交办的事项；（4）接待未预约的来访者。3 .值班管理制度（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）保密制度（4）交接 班制度4 .值班工作注意事项（1）保持值班工作的连续性。（2）值班表编制完成后应与相应值班人员协商并报主管领导审定后 执行。4.（3）提高值班人员的素质。七、钟苗:现公司的档案分类采用年度分类法，其中所要求的判定档 案文件所属年度内容有些文

10、员还不掌握o请你以文字形式向他们介绍 年度分类法的特点，说明如何正确判定档案文件所属年度。答：1.特点 （1）简单 （2）运用广泛 （3）用于档案数的单位2.文件所属年度确定（1）文件上有属于不同年度的几种日 期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。（2）法规性文件 以批准日期为根据。（3）领导性文件以签署日期为根据。（4）会 议记录以开会日期为根据。（5）计划、总结以内容针对时间为根据。（6）文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。（7）通过分析文件内容来判定日期。八、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。某省对外贸易办公室（甲方）与深圳贸易有限公司（乙方），经双方

11、协商同意，”确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开 发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及 资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利，共享利益, 共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合 作程序为由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定 合作项目、方式、内容、步骤。甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协 调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目 产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方 确定具体的联络