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1、新编Excel在财务中的应用Excel高手的必修课高手的必修课操作操作图表图表分析分析VBA函数函数Excel高手高手 单击【开始】 【程序】 【Microsoft Office】 【Microsoft Office Excel 2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序。工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行号行号工具栏工具栏标题栏标题栏任务窗格任务窗格菜单栏菜单栏绘图工具栏绘图工具栏名称框名称框公式编辑框公式编辑框 Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。1)标题栏显示当
2、前工作簿文件的名字。2)菜单栏 在每组下拉菜单中包括了一组相关操作或命令，可以根据需要选取菜单中的选项，完成相关的操作。包括：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助菜单。3)工具栏 工具栏是一些图标按钮，每一个按钮都代表了一个命令，这些命令都等价于菜单中相关的命令。窗口中显示两个工具栏：格式工具栏、常用工具栏。 帮助显 示 比例绘图图 表 向导降序升序自动求和插入超级链接恢复撤消新建打开保存权限电 子 邮件打印打 印 预览拼 写 检查信 息 检索格式刷复制粘贴剪切 字 体 颜色填 充 颜色边框增加缩进量减少缩进量减少小数位数增加小数位数千 位 分 隔式样百 分比货 币 式样合 并
3、 及居中右对齐字体居中左 对齐下划线粗体斜体字号 格式工具栏4编辑栏编辑栏 编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活编辑栏是用来输入或编辑单元格或图表的值的区域。显示活动窗口中的内容。当在活动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既动单元格中键入数据、公式或函数时，输入的内容会同时显示在单元格和编辑区中，既可以可以在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据在单元格中修改数据，也可在编辑栏中修改数据。编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单元格输入或编辑内容编辑栏最左边的是名称框，最右边的是编辑栏。当用户向活动单
4、元格输入或编辑内容时，编辑栏中将出现三个按钮。时，编辑栏中将出现三个按钮。 编辑栏确认按钮函数向导按钮取消按钮名称框5状态栏状态栏 状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏即屏幕底端有关执行过程中的选定命令或操作的信息。当选定命令时，状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打状态栏左边便会出现该命令的简单描述。状态栏左边也可以指示操作过程，如打开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。开或保存文件，复制单元格或记录宏表等。6滚动条滚动条 使用滚动条可以在长工作表中来回移动。使用滚动条可以在长工作表中来回移动。7工作表标签工作表标签 标签
5、栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图标签栏位于状态栏上面，显示当前工作簿中所有工作表的名称，如图6-6所所示。示。 当前工作表标签标 签 队 列列表标签队列切换按钮 图6-6 工作表标签 8任务窗格任务窗格 每次启动每次启动Excel 2003时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作时会自动出现新建任务栏，用户可以很方便地新建工作簿簿, 打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。打开已有的工作簿、利用模板等常用的功能。任务栏在使用时特别方便。 单元格单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即
6、是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号： Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的单元格。名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。 公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。工作薄工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel
7、默认的工作簿名称为“book1”。 每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。基础必备、熟记在心常用术语基础必备、熟记在心常用术语几个文件组成对象：常用的数据类型：文本 、数值、日期、货币等。注：各种操作均需区别对待每类对象工作簿
8、工作簿单元格单元格工作表工作表单元格区域单元格区域*.xlssheetA1(列号行号）A1:D13(对角上两个单元格）打开文件有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】 【打开】单击工具栏上的【打开】按钮关闭文件有两种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】小知识：如何成为操作高手小知识：如何成为操作高手 掌握掌握 Excel每一项菜单命令的用法每一项菜单命令的用法 掌握常用快捷键掌握常用快捷键 双手操作，鼠标键盘齐上阵双手操作，鼠标键盘齐上阵 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容 默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按a
9、b 键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容， 会替换原单元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：移动单元格方法一：选中剪切，右键【插入已剪切的单元格】方法二：选取，鼠标指向所选区域的黑色边框，鼠标左键+shift复制单元格方法一：【复制】【粘贴】方法二:选取，鼠标指向所选区域的黑色边框，鼠标左键+ctrl插入单元格插入或删除的单元格、行、列数，与选中的单元格区域有关
10、。插入插入/ /删除单元删除单元格时会弹出相格时会弹出相应的对话框应的对话框删除单元格或单元格区清除单元格内容 方法一：【delete】键 方法二：【编辑】-【清除】（【全部】；【格式】；【内容】；【批注】）查找和替换：CTRL+F，或者【编辑】-【查找】/ 【替换】为单元格添加批注 方法一： 【插入】-【批注】 方法二：【右键】- 【编辑批注】、【删除批注】、【隐藏批注】 或【显示批注】填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户快速输入此类数据填充：单击编辑填充菜单
11、命令，弹出如图所示子菜单： 向上填充、向左填充、向下填充、向右填充 选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。填充和自动填充填充：自动填充： 就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄 选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄填充和自动填充自动填充：自动填充操作步骤: 当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。自动填充操作步骤: 在最后一个填充的单元格
12、右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。自动填充操作步骤:设置工作表的行高和列宽1）设置工作表的行高2）设置工作表的列宽在列标或行号上拖动可改变列宽与行高。自动调整行高、列宽格式行最适合的行高格式列最适合的列宽多行、多列调整同时选中多行或多列，再用拖动法调整行高或列宽。设置工作表的格式1）利用工具栏按钮设置字符格式2）利用“单元格格式”对话框设置字符格式使用EXCEL 的自动套用格式Excel内置了一些表格修饰方案，对表格的组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可
13、美化工作表，也可省去设置和操作过程。使用条件格式 条件格式是指当给定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式。添加条件格式预览格式设置按钮你能为我保守秘密吗？你能为我保守秘密吗？ExcelExcel保护与加密保护与加密当您的文件不想被别人打开时当您的公式不想被别人看到时当您的单元格不想被别人选择时当您的文件格式和布局不想被破坏时捍卫自己的劳动成果运动开始Excel 函数用法 函数及公式概念介绍 常用函数表达式 函数使用的关键点Excel函数的种类 财务函数 日期函数 时间函数 数学与三角函数 统计函数 数据库管理函数 文本函数 信息类函数 单位：亿元单位：亿元常用函数常用函数-目录目录 2
14、1、IF函数函数 2、SUM函数函数 3、SUMIF函数函数 5、COUNT函数函数 4、SUMPRODUCT函数函数 6、COUNTA函数函数 7、COUNTBLANK函数函数 8、COUNTIF函数函数 10、ROUND函数函数 11、CONCATENATE函数函数 13、LOOKUP函数函数 14、VLOOKUP函数函数 9、RANK函数函数 12、TEXT函数函数 一、什么是函数一、什么是函数 Excel中所提的函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定贷款的
15、支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。例如，SUM 函数对单元格或单元格区域进行加法运算。 参数参数参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。 参数不仅仅是常量、公式或函数，还可以是数组、单元格引用。常量常量常量是直接键入到单元格或公式中的数字或文本值，或由名称所代表的数字或文本值。例如，日期 10/9/96、数字 210 和文本Quarterly Earnings都是常量。公式或由公式得出的数值都不是常量。 函数的基本语法 函数的
16、基本语法为： = 函数名(参数1,参数2,参数n)。 注意问题： 函数名与其后的括号之间不能有空格。 当有多个参数时，参数之间要用逗号“，”分隔。 参数部分总长度不能超过1024个字符。 参数可以是数值、文本、逻辑值、单元格引用，也可以是各种表达式或函数。 函数中的逗号“，”、引号“”等都是半角字符，而不是全角字符。函数的结构函数的结构如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。函数的调用 直接在单元格中输入函数 利用插入函数按钮或命令插入函数嵌套函数的使用 当一个函数中的参数为另外一个函数时，就是
17、在使用嵌套函数 。 利用插入函数按钮或命令插入各个函数。嵌套函数嵌套函数所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一所谓嵌套函数，就是指在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。函数的参数使用。也就是说一个函数可以是另一个函数的参数。例如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G2到G5的和，否则显示数值0。Excel 的计算公式的计算公式在Excel 中，“公式”是在单元格中执行计算的方程式，如一个执行数学计算的加、减就是一种
18、简单的公式。在前面的操作中，对工资额的总计就使用了这样的公式，此时若单击显示工资额总计的单元格D9，当它处于选定状态，“编辑栏”中就会显示所使用的公式，如图所示。只要您记住公式的应用法则，无论在单元格中，还是在“编辑栏”中都能建立并使用公式的。以下是一个公式范例：Excel 的运算符的运算符1.算术运算符 用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。各算术运算与用途如下表所列。 2.比较运算符 用于比较两个值，结果将是一个逻辑值，即不是TRUE(真)就是FALSE(假)。与其它的计算机程序语言类似，这类运算符还用于按条件做下一步运算。各算术运算符名称与用途如下表所列。
19、3.文本运算符 这实际上是一个文字串联符&，用于加入或连接一个或更多字符串来产生一大段文本。如North & wind，结果将是North wind。 4.引用运算符 引用下表的运算符可以将单元格区域合并起来进行计算。 如果公式中使用了多个运算符，Excel 将按下表所列的顺序进行运算。如果公式中包含了相同优先级的运算符，例如，同时包含了乘法和除法运算符，则将从左到右进行计算。如果要修改计算的顺序，可把需要首先计算的部分放在一对圆括号内。单位：亿元单位：亿元常用函数常用函数 31、IF函数函数 IF函数是一个逻辑函数，当达到某一个条件时，函数是一个逻辑函数，当达到某一个条件时，
20、取某一个值，它经常与其函数合并使用，在财务上典取某一个值，它经常与其函数合并使用，在财务上典型应用是个税计算。型应用是个税计算。 = IF(Logical,value_if_true,value_if_false)条件值条件值为真时返回的值，条件值为假时返回的值为真时返回的值，条件值为假时返回的值) = IF( IF(条件表达式，条件值为真时返回的值，条件条件表达式，条件值为真时返回的值，条件值为假时返回的值值为假时返回的值) ) 单位：亿元单位：亿元常用函数常用函数 42、SUM求和函数求和函数 SUM求和函数是最简单也是最常用的函数，函数求和函数是最简单也是最常用的函数，函数表示方式为表示
21、方式为“=SUM（Number1,Number2,）最多）最多可带可带30个，个，Number1可发是数字，也可以是单元格可发是数字，也可以是单元格，还可以是一个区域。，还可以是一个区域。单位：亿元单位：亿元常用函数常用函数 53、SUMIF条件求和函数条件求和函数公式：公式：SUMIF(range,criteria,sum_range)Range ：为用于条件判断的单元格区域。：为用于条件判断的单元格区域。Criteria ：为确定哪些单元格将被相加求和的条件，：为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。其形式可以为数字、表达式或文本。Sum_range：是需要求和
22、的实际单元格：是需要求和的实际单元格 4 4、ABSABS函数函数 函数名称：函数名称：ABSABS函数函数 主要功能：求出相应数字的绝对值主要功能：求出相应数字的绝对值 使用格式：使用格式：ABS(numberABS(number) ) 参数说明：参数说明：numbernumber代表需要求绝对值的数值或引代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。用的单元格。 特别提示：不论特别提示：不论numbernumber代表的数是正数还是负数，代表的数是正数还是负数，返回的值都是正数。如果返回的值都是正数。如果numbernumber参数不是数值，参数不是数值，而是字符，则返回错误值（而是字符，则返回错
23、误值（#VALUE#VALUE）。 4 4、LEFT LEFT 函数函数 函数名称：函数名称： LEFT LEFT 函数函数 主要功能：主要功能：获取字符串左边指定个数的文本获取字符串左边指定个数的文本 使用格式：使用格式：LEFT(text,num_charsLEFT(text,num_chars) ) 参数说明：参数说明： texttext代表要截取字符的字符串，代表要截取字符的字符串，num_charsnum_chars代表给定的截取数目代表给定的截取数目 参数举例：参数举例：LEFT(ABCD,2)= ABLEFT(ABCD,2)= AB 特别提示：从左边特别提示：从左边从第一个字符开
24、始截取从第一个字符开始截取 如果如果 num_charsnum_chars 大于文本长度，则大于文本长度，则 LEFT LEFT 返回所有文本返回所有文本 如果省略如果省略 num_charsnum_chars，则假定其为，则假定其为 1 1。数据有效性 数据有效性：一个包含帮助你在工作表中输入资料提示信息的工具. 它有如下功能: -给用户提供一个选择列表 -限定输入内容的类型或大小 -自定义设置 防止输入重复值 防止在工作表一定范围输入重复值. 本例中, 在单元格 B3:B10中输入的是员工编号. 1. 选择单元格B3:B10 2. 选择数据|有效性 3. 在“允许”下拉框中选择“自定义”
25、4. 在“公式”框中, 使用 COUNTIF函数统计B3出现次数, 在$B$3:$B$10范围内. 结果必须是1或 0: =COUNTIF($B$3:$B$10,B3)=1 限定总数 防止一个范围数据总数超过指定值.本例中, 预算不能超过$3500.预算总额统计的单元格在C3:C7范围内 1. 选择单元格C3:C7 2. 选择数据|有效性 3. 在“允许”下拉框中选择“自定义” 4. 在“公式”框中, 使用SUM函数统计$C$3:$C$7合计值. 结果必须小于或等于$3500: =SUM($C$3:$C$7)=3500使用数据有效性可以为一个单元格创建一个选择输入内容的下拉列表. 列表数据项可
26、以在工作表的行或列中输入, 也可以直接在数据有效性对话框中输入. 1. 创建列表数据项a.在一个半单行或单列中输入你想在下拉列表中看到的条目. 2.命名列表范围如果你在一个工作表中输入了一个有效性列表条目，并且给它定义了名称，你就可以在同一工作簿的其它工作表的数据有效性对话框中引用这个名称. 1.选择列表单元格范围. 2.点击公式编辑栏左边的名称框(Name Box) 3.定义一个名称,如： FruitList. 4.按回车键.3. 应用数据有效性 a.选择你想应用数据有效性的单元格 b.“数据”“有效性”. c.点击“允许”框右侧的下拉箭头，在列表中选择“序列” d. 在来源对话框中输入一个
27、等号和列表名称, 如: =FruitList e. 点击确定. 输入信息输入信息 a)选择你要应用数据有效性的单元格 b)在设置标签下应用需要的数据有效性 c) 点击输入信息标签 d) 选中 选定单元格时显示输入作息. e) 在标题框内输入信息标题文本. 这个文本将发粗体显示在提示框的顶部.f) 在输入信息框中输入提示信息.g) 点击确定或进行下一项对出错警告进行设置. 出错警告出错警告 a)点击 出错警告 标签b)选中 输入无效数据时显示出错警告. c) 从样式下拉列表中选择一种出错警告样式. 中止: 其作用是防止输入无效数据. 如果点击重试按钮, 则输入的无效数据突出显示,你可以重新输入.
28、 如果点击取消按钮, 则自动删除无效数据, 单元格恢复原始的内容.这样可禁止使用者在单元格中输入无效数据 警告: 为输入无效数据设置一个障碍. 如果点击是按钮, 则接受无效数据输入, 并选择下一个单元格. 如果点击否按钮,无效数据突出显示, 可以重新输入.如果点击取消按钮,无效数据被自动删除,单元格恢复原始内容.这样可使使用者选择是否在单元格中输入无效数据. 信息: 输入无效数据时给出提示信息. 如果点击确定按钮, 则接受无效数据输入, 并选择下一个单元格. 如果点击取消按钮,无效数据被自动删除,单元格恢复原始内容.这样可使使用者选择是否在单元格中输入无效数据. d) 在标题框中输入标题文本. 这个文本将以粗体形式显示在弹出的信息窗口上部.f) 在出错信息框中输入要显示的信息.g) 点击确定
