档案管理基础(第5章 档案的保管)
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1、第五章第五章 档案的保管档案的保管档案库房示例：第一节第一节 档案保管工作的任务、要求和条件档案保管工作的任务、要求和条件一、档案保管工作的任务和要求一、档案保管工作的任务和要求（一）档案保管工作的含义（一）档案保管工作的含义 1. 档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常档案保管工作是指在档案入库后所进行的存放、日常维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完维护和安全防护等管理工作。它的目的是维护档案的完整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。整与安全，为档案工作提供良好的物质基础。 2. 档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，档档案保管工作的内容，主要包括三个方面：其一，
2、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作；其二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中二，档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延一般的安全防护；其三，保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。术处理。（二）档案保管工作的任务（二）档案保管工作的任务 1. 建立和维护档案的存放秩序建立和维护档案的存放秩序 2. 保持和维护档案实体良好的理化状态保持和维护档案实体良好的理化状态（三）档案保管工作的要
3、求（三）档案保管工作的要求 1. 注重日常管理工作注重日常管理工作 归档和接收的档案及时入库；调阅完毕的档案及时归档和接收的档案及时入库；调阅完毕的档案及时复位；定期进行档案的清点和检查，发现问题及时处理。复位；定期进行档案的清点和检查，发现问题及时处理。 2. 预防为主，防治结合预防为主，防治结合 保护档案实体安全的方法主要有两种：保护档案实体安全的方法主要有两种： 一是如何预防档案实体损坏的方法；一是如何预防档案实体损坏的方法； 二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受二是当环境不适宜档案保管要求时或当档案实体受到损坏后如何处置的方法。到损坏后如何处置的方法。 3. 重点与一般兼顾重点
4、与一般兼顾 重点照顾核心单位的、需长久保存的档案，同时重点照顾核心单位的、需长久保存的档案，同时兼顾其他档案。兼顾其他档案。二、档案保管的物质条件二、档案保管的物质条件 是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。是指档案库房管理所需的一切物质装备的总称。（一）档案库房（一）档案库房 档案库房的要求：档案库房的要求： 第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适；第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适； 第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品；存放其他物品； 第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，符合第三，档案库房必须是坚固
5、的正规建筑物，符合“八防八防”的要求。的要求。（二）档案装具（二）档案装具 是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）是指用以存放档案的柜、架、箱等，它们是档案室（馆）必须的基本设备。必须的基本设备。 档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。档案活动密集架节省空间，对建筑承重有较高要求。（三）档案保管设备（三）档案保管设备 是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿表、器具等技术设备，主要有：空调机、除湿机、加湿机、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火机、通风机、温湿度测量仪
6、、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻器、装订机、复印机、缩微拍照和阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。案进出库的运送工具等。（四）档案包装材料（四）档案包装材料 指卷皮和卷盒指卷皮和卷盒（五）消耗品（五）消耗品 包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。包括：防霉杀虫剂、吸湿剂、办公用品等。第二节第二节 档案库房的管理档案库房的管理一、档案库房的编号一、档案库房的编号 有两种编号方法：有两种编号方法： 一种是为所有的库房编制一个总的顺序号，编顺序号适一种是为所有的
7、库房编制一个总的顺序号，编顺序号适合于库房较少的档案馆（室）；合于库房较少的档案馆（室）； 另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行另一种是根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如分区编号，如“东一楼东一楼”、“东二楼东二楼”、“西一楼西一楼”、“西二楼西二楼”等。等。二、档案架（柜）的排放和编号二、档案架（柜）的排放和编号 排放要求：排放要求： 整齐一致；整齐一致； 避光通风；避光通风； 空间利用；空间利用； 统一编号。统一编号。三、档案的存放和全宗排列三、档案的存放和全宗排列（一）存放和排列（一）存放和排列 一般是按照全宗为单位，根据全宗顺序号或全宗分类一般是按照全宗为
8、单位，根据全宗顺序号或全宗分类进行排列。进行排列。（二）存放方式（二）存放方式 一般有两种：一是竖放，一是平放。一般有两种：一是竖放，一是平放。 目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。目前采用较多的是竖直排放的方法，方便存取。 有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件有些特殊或珍贵的档案采用平放的方法存放，能使文件上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，上的皱纹逐渐舒展消失，能有效延长档案的寿命。但是，采用平放的方法，堆叠的高度不能超过采用平放的方法，堆叠的高度不能超过0.4米为宜。米为宜。 全宗内档案的排放：全宗内档案的排放： 1. 全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列
9、上架；全宗内档案一般按照整理编号的顺序排列上架； 2. 档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能档案馆内全宗的排列顺序，与全宗的顺序号有可能一致，也可能不一致。一致，也可能不一致。四、档案存放位置索引四、档案存放位置索引 存放位置索引的种类存放位置索引的种类: 第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，第一种指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点。（如下图）指出它们的存放地点。（如下图） 全宗名称：全宗名称： 全宗号：全宗号：案卷案卷目录目录号号案卷案卷目录目录名称名称目录目录中案中案卷起卷起止号止号存存 放放 位位 置置楼楼层层房间房间档架档架
