第9章报表的创建与应用

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1、第第9章章 报表的创建与应用报表的创建与应用9.1 报表概述9.1.1 报表的类型9.1.2 报表的视图9.2 报表的创建9.2.1 使用报表工具创建报表9.2.2 使用报表向导创建报表9.2.3 使用标签向导创建标签9.2.4 使用空白报表工具创建报表9.2.5 使用报表设计工具创建报表9.2.6 创建分组报表和汇总报表9.2.7 创建子报表9.3 报表的编辑9.3.1 控件的编辑9.3.2 报表的外观设计9.3.3 利用条件更改报表控件外观9.4 报表的应用9.4.1 查看报表9.4.2 打印报表9.4.3 导出报表9.1 9.1 报表概述报表概述Access 2007能创建各种类型的报表

2、，根据报表的输出的形式可以把报表分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。9.1.1 报表的类型报表的类型9.1 9.1 报表概述报表概述在Access 2007中，报表提供了4种视图：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图。设计报表时，要注意报表的视图。打开任一报表，单击“开始”选项卡“视图”命令组中的“视图”命令按钮，在弹出的列表中可以看到如图9-1所示的报表视图命令。通过选择不同的命令可以在不同的视图间相互切换。9.1.2 报表的视图报表的视图图9-1 报表视图命令9.2 9.2 报表的创建报表的创建在Access 2007中，可以创建由各种不同的报表。创建报表应从报表的

3、数据源入手，首先必须确定报表中要包含哪些字段以及要显示的数据，然后就是确定数据所在的表或查询。提供基础数据的表或查询称为报表的数据源。如果要包括的字段全部存在于一个表中，可以直接使用该表作为数据源。如果字段包含在多个表中，则需要使用多个表作为数据源。有时需要专门针对报表的具体要求创建查询来作为数据源。选择数据源后，可以使用多种方法创建报表，包括报表工具、报表向导以及空白报表等。报表工具是最快的报表创建方法，报表向导是最容易的报表创建方法。在“创建”选项卡中，可以看到“报表”命令组，如图9-2所示，在其中可以选择创建报表的各种命令按钮。图9-2 “报表”命令组9.2 9.2 报表的创建报表的创建

4、“报表”命令组中各个命令按钮的功能如下：（1）报表：创建当前表或查询中数据的基本报表，可以在基本报表中继续添加功能，如分组和合计。（2）标签：启动标签向导，创建标准标签或自定义标签。（3）空报表：新建空报表并自动进入布局视图，通过在其中插入字段和控件来设计报表。（4）报表向导：通过对话框的方式来设计报表，用户可以通过选择对话框中的各种选项来设计报表。（5）报表设计：直接创建空白报表并显示报表设计视图。在设计视图中，可以对报表进行更为高级的设计和修改，例如添加自定义控件类型以及编写代码。 9.2 9.2 报表的创建报表的创建报表工具提供了最快的报表创建方式。报表工具不向用户提示任何信息，直接生成

5、报表，报表会显示基础表或查询中的所有字段。报表工具无法创建最理想的报表，但对于迅速查看基础数据极其有用。利用报表工具创建的报表可以继续在布局视图或设计视图中进行修改和完善。【例9-1】 使用报表工具，以学生表为数据源，创建一个名为“学生”的报表。9.2.1 使用报表工具创建报表使用报表工具创建报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.1 使用报表工具创建报表使用报表工具创建报表图9-3 通过报表工具创建学生报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建使用报表向导可以选择在报表上要显示的具体字段，指定数据的分组和排序方式，并且，如果事先指定了表与查询之间的关系，那么还可以使用来自多个表或查询的

6、字段。 【例9-2】 使用报表向导工具，以学生表为数据源，创建一个名为“学生信息”的报表。9.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表图9-4 报表向导：“请确定报表上使用哪些字段：” 图9-5 报表向导：“是否添加分组级别?” 9.2 9.2 报表的创建报表的创建报表向导完成报表的创建，并自动切换到报表的“打印预览”视图。“学生信息列表”报表预览效果如图9-11所示。9.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表图9-11 利用报表向导生成的“学生信息列表”报表的打印预览效果9.2 9.2

7、报表的创建报表的创建可以使用标签向导轻松地创建各种标签，包括标准的标签以及自定大小的标签。【例9-3】 以学生表为数据源，创建一个名为“学生标签”的标签报表。9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9-12 标签向导：“请指定标签尺寸：”9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9-13 “新建标签”对话框9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9-14 标签向导：“请选择文本的字体和颜色：”9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9

8、-15 标签向导：“请确定邮件标签的显示内容:”9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9-16 标签向导：“请确定哪些字段排序：”9.2 9.2 报表的创建报表的创建（7）输入标签的名称为“学生详细信息标签”，选择“查看标签的打印预览”选项，标签向导如图9-17所示，然后单击“完成”按钮。9.2.3 使用标签向导创建标签使用标签向导创建标签图9-17 标签向导：“请确定报表的名称：”图9-18 “学生详细信息标签”打印预览效果9.2 9.2 报表的创建报表的创建除使用报表工具或报表向导创建报表外，还可以使用空白报表工具从头开始生成报表。【例9

9、-4】 利用空白报表工具，以学生表为数据源，创建一个名为“学生入学成绩”的报表。9.2.4 使用空白报表工具创建报表使用空白报表工具创建报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.4 使用空白报表工具创建报表使用空白报表工具创建报表图9-19 空白报表设计效果图9-20 空白报表效果9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.5 使用报表设计工具创建报表使用报表设计工具创建报表图9-21 添加了分组的学生报表设计视图9.2 9.2 报表的创建报表的创建【例9-4】 使用报表的设计视图，以学生表为数据源，创建一个名为“学生信息设计视图”的报表。9.2.5 使用报表设计工具创建报表使用报表设计

10、工具创建报表图9-22 “报表页眉”和“主体”节的设计效果9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.5 使用报表设计工具创建报表使用报表设计工具创建报表图9-22 “报表页眉”和“主体”节的设计效果图9-23 “页面页眉”节的设计效果9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.6 创建分组报表和汇总报表创建分组报表和汇总报表图9-25 “学生学分汇总”报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建下面通过例子来介绍如何创建分组报表以及汇总报表。【例9-5】 以学生的选课成绩及学分查询为数据源，创建学生成绩学分分组汇总报表。9.2.6 创建分组报表和汇总报表创建分组报表和汇总报表图9-26 “学生选

11、课成绩及学分”查询的数据表9.2 9.2 报表的创建报表的创建9.2.6 创建分组报表和汇总报表创建分组报表和汇总报表图9-27 “学生选课成绩及学分”的基本报表9.2 9.2 报表的创建报表的创建从基本报表的数据中可以看出，姓名和课程名在记录中会重复出现，为了清楚地浏览学生的选课情况，需要对数据进行分组。Access可以按作为排序依据的任何字段和表达式进行分组，分组最多为10个。可以多次按同一字段或表达式分组。当按多个字段或表达式进行分组时，Access将根据其分组级别嵌套各个组。作为分组依据的第一个字段是最重要的分组级别，第二个分组依据字段是下一个分组级别，依此类推。分组嵌套的结构如图9-