文件台帐培训

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1、培训目的：培训目的：1、为了规范本公司各类文件、记录的格式，提高管理水平。2、确保公司文件得到有效控制，使各部门得到相应的有效版本，防止不适用的文件勿用。文件管理文件管理一、一、文件的分类文件的分类1 1、分类：、分类：a)质量体系文件：管理手册、程序文件和支持性文件（对具体质量、环境、职业健康安全活动和操作步骤进行描述和规定的文件，可包括各类技术文件、标准、管理制度、作业指导书、各类规范等）。b)外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、法律、法规等从外部获取的文件。c)其它行政文件。2、受控文件和非受控文件的定义：、受控文件和非受控文件的定义：受控文件 ：受控文件是“非受控文件”的对称。凡是

2、能够 产生多个修改状态或多个版本的文件都是受 控文件。也就是说凡是存在修改的唯一有效 版本。一般来说这些文件是长期使用并始处 于修改和换版状态的文件，如：质量手册、 程序文件、各种规章制度等。非受控文件：非受控文件是“受控文件”的对称。凡是不存 在修改和换版的文件都是非受控文件。这些 文件一般情况下都是一次性使用，而且使用 的时间较短，并在使用过程中不用修改和换 版。如“审核计划、培训计划等。二、文件的编制和审批二、文件的编制和审批 文件在发布前必须经过审批，以确保文件是充分的和适宜文件在发布前必须经过审批，以确保文件是充分的和适宜的的。 1、质管部负责编制环境保护方面操作要求、环保设备运行作

3、业指导书等，经过管理者代表审核，总经理批准生效。2、技术部负责编制本公司产品的生产作业指导书等“技术类文件”，经过技术部长批准生效。技术图纸由技术部长批准生效。3、管理手册由管理者代表组织编写。管理者代表审核，总经理批准生效。 4、程序文件由相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准。 5、其他质量/环境/职业健康安全管理体系“管理类文件”由相关部门编制，管理者代表审核，总经理批准生效。注意事项：注意事项：a)文件编号、格式必须符合文件编号规则、文件格式管理规定相关要求的规定。b)文件须注明版本号（A、B）、修订状态（0、1、2）三、文件发放、接收和回收三、文件发放、接收和回收 1、文件封面上的

4、的分发号，台帐员在分发前应注明，并登记在发放记录上。2、发放的文件，接收部门或个人应在文件档案上进行签收。3、换版文件发放时，必须先将旧版的文件或作废文件进行回收，并进行文件回收记录。4、接收部门应及时做好文件接收登记。5、无人审批、未盖公章或受控章的文件不接收，已盖章的受控文件不能再复印。6、台帐员应及时做好文件清单、记录清单的更新工作四、外来文件管理四、外来文件管理 1、各部门收集相关的涉及三体系的外来文件，由本部门对其适用性进行识别，以确保其有效性、适用性；凡作为信息了解，不需执行的或与三体系无关的文件，作为非受控文件；凡需使用的，作为受控文件。2、建立外来文件清单五、文件更改、换版和作