第四章采购与付款核算与管理

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1、 第四章第四章 采购与付款核算与管理（重点）采购与付款核算与管理（重点）掌握手工采购与付款业务流程了解采购与付款子系统的特点理解采购与付款子系统的目标掌握IT环境下采购与付款的主要流程的分析思路掌握采购与付款子系统主要数据文件和功能结构掌握采购管理中的供应商选择方法、采购订单管理的设计方法掌握采购实时控制模式、采购结算与付款的设计方法第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求采购与付款循环的核算与管理需求 分析分析 第二节第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程环境下采购与付款子系统的流程 分析分析第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节 采购与付款

2、子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析企业从采购到付款都要经历以下几个步骤企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 由上图可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求；选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并予以确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。 无论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务运行的状况都会影响到企业

3、的整体运营情况。因此，认真分析采购与付款业务流程，总结其核算和管理的难度，对于利用信息技术构建采购与付款核算与管理系统具有重要的意义。 行业不同，采购与付款处理流程也会不同；就同行业来说，不同企业其采购与付款核算和管理的不同，导致其处理流程也不尽相同。有些企业因采购货物的品种多，流程非常复杂；有些企业采购业务简单，其流程也相应简单。手工环境下采购与付款业务的基本流程如下图：当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、

4、送货的条件、存货质量、售后服务等要素，选择优质供应商。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财务部门、验收部门。当货物送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财务部门，同时将相应信息传递到存货子系统。当财务部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。 借：材料或材料采购等 应交税费-应交增值税（进项税额） 贷：应付账款在付款到期时，财务部门向供应商签发支票付款。同时编制记账凭证，进行账务处理。 借：

5、应付账款 贷：银行存款主要业务活动对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点1.请购商品和劳务请购单仓库、有关部门 请购单不编号，但要经过签字批准2.编制订购单订购单采购部门完整性订购单预先编号，送至供应商及有关部门，独立检查处理3.验收商品验收单、订购单验收部门完整性 、存在或发生 验收单一式多联、预先编号4.储存已验收商品验收单上签收仓库、请购部门存在或发生保管与采购职责分离主要业务活动对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点5.编制付款凭单付款凭单、验收单、订货单、供应商发票应付凭单部门存在或发生、估价或分摊、完整性预先编号，并经过适当批准6.确认与记录负债应付账款明细

6、账、应付凭单登记簿、供应商发票、验收单、订货单、卖方对账单、转账凭证应付账款部门、会计部门存在或发生、完整性、估价或分摊 记录现金收支的人员不得经手现金、有价证券和其他资产，独立检查入账及时性及金额正确性7.支付负债付款凭单、支票应付凭单部门、财务部门存在或发生、完整性、估价或分摊 支票预先编号，已签署的支票的相关凭证要注销8.记录现金、银行存款支出现金日记账、银行存款日记账、支票、付款凭证会计部门存在或发生、估价或分摊 、完整性 独立编制银行存款调节表请购部门采购部门验收部门财务部门供应商（外部部门） 企业为了满足生产需求，要采购大量的物资、材料； 商业企业为了用于销售，也要采购大量的商品；

7、 这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映；此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整地保存。因此，采购与付款核算与管理需要存储和处理大量数据。 要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动； 要保障采购质量，必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息； 当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，经过审核后方可确认； 无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证账务信息的正确反映。因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化频繁。 过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会

8、产生额外的库存管理费用； 造成资本的僵化，使周转资金紧张； 会因陈旧而变成废料，或降价出售，导致收益的恶化。 商业企业为了用于销售，也要采购大量的商品； 因此，采购与付款流程必须提供丰富的管理信息，杜绝管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。 采购与付款流程为存货子系统提供货到与检验合格的信息，与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压； 并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品） 账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本； 要为总账子系统提供各种账务处理信息，正确反映存货的价值变化、流动负债的增减变化，以及现金流出等消息。

9、第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理管理第六节 采购发票、采购结算与付款管理第七节 账表输出和统计分析灵活、正确地反映企业个性化特征正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制加强对资金的管理提供各种核算和管理信息充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统“数出一门，共同使用”。即一旦采购订单被确认，质检部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、财务部门的应付与付款业务，都以“采购订单”为依据进行相应的业务处理。整个流程采用统一的数据库。在数据库中以“

10、采购订单”文件为主数据文件，即各个部门和岗位的业务都必须从“采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性进行确认。在关键环节设计控制点，强化实时控制。控制方式一是柔性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，由系统进行实时控制。 为了清晰地描述采购与付款流程，我们将其细化为请购与采购流程、验收流程、发票管理流程以及应付与付款流程进行深入分析请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制 请购单。处理请购单的方法有多种：录入请购单 请购者编制购买存货的请购单，通过录入模块将采 购订单输入计算机，并保存在请购单文件中。存货子系统自动

11、传入 存货子系统可以自动判断每项存货的再订点（最低 储量），一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就 自动生成一份要求订货的记录存入请购单文件。物料需求计划（MRP）传入采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单，从存货子系统的存货文件中获取信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进入下一个环节。选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，从订单交货文件中获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应商的交货记录、服务、价格、质